Projektkoordinationssysteme

Projekte sind Vorhaben, die einzigartig sind, deren Erfolg ungewiss ist, die Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen benötigen und über eine vorgegebene Laufzeit verfügen. Projekte können voneinander durch Projektdauer, Projektgröße, Projektart und Projekttyp unterschieden werden, wobei die Projektdauer von wenigen Tagen bis zu mehreren Jahren variieren kann. Oftmals werden Projekte durch verteilte Teams durchgeführt und erfordern hierdurch ein besonderes Maß an Koordination. Diese steuernde Funktion wird in der Regel durch einen Projektmanager verantwortet.

Der Begriff des Projektkoordinationssystems wird teilweise als synonym zum Projektmanagementsystem verwendet. Die Projektkoordination stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der die Teilprozesse des Projektverlaufes abdeckt. Dieser Prozess startet mit dem Projektauftrag, beinhaltet das Managen von Unregelmäßigkeiten im Projektverlauf, während der gesamten Projektdauer und endet mit der Abnahme des fertig abgeschlossenen Projekts. Das Projektkoordinationssystem besteht aus den angewandten Managementinstrumenten als auch den unterstützenden technischen Programmen. Softwarelösungen, die die Verwaltung und Steuerung von Projekten unterstützen, verfügen in der Regel mindestens über die von [Schindler et al. 1998] formulierten Anforderungen:

• Einsatz als Steuerungsinstrument
• Erfüllen von Planungsaufgaben
• Kontroll- und Dokumentationssystem
• Aufbereitung von Berichten

Neben der Zeit- und Ressourcenplanung, ermöglichen Projektkoordinationssysteme, Meilensteine anzulegen, gemeinsame Kalender zu verwalten und Zwischenergebnisse zu dokumentieren und abzulegen. Bestandteile sind weiterhin die Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Maßnahmenplänen, Kostenbudgetierungen, der Teamführung, operativen Umsetzungen sowie der Ergebniskontrolle. Die Auswahl eines Projektkoordinationssystems, im Sinne einer Softwarelösung, hängt dabei u.a. von der Auswahl des Vorgehensmodells (bspw. agil oder klassisch) ab, da dieses den Rahmen für die Zusammenarbeit in einem Projekt bildet.

Literatur

Malone, T., Crowston, K.: The interdisciplinary study of coordination. In: ACM Computing Surveys, 26 (1994), Nr. 1, S. 87-119.

Schindler, M., Hilb, M., Fausch, M.: Trends und Technologien im Rahmen der verteilten Projektabwicklung. Arbeitsbericht des Kompetenzzentrums EKM der Universität St. Gallen, Bericht Nr.: HSG/MCM/CC EKM/18, St. Gallen, 1998.