Referenzmodellbasiertes Vorgehen

Ziele und Aufgaben eines referenzmodellbasierten Vorgehens

Entscheider wissen oftmals nicht, was sie nicht wissen bzw. was sie wissen sollten. Dieser Umstand führt dazu, dass der Informationsbedarf in der Regel nicht klar und umfassend formuliert wird. Mit Hilfe der Informationsbedarfsanalyse wird er systematisch erhoben und so strukturiert, dass die erforderlichen Daten zur Verfügung stehen. Dieser Vorgang erfolgt idealerweise standardisiert und damit nachvollziehbar bzw. wiederholbar. Das erleichtert die Vergleichbarkeit der Ergebnisse, die Beurteilung der Analysequalität, die nachvollziehbare Änderbarkeit der Analysedimensionen und führt zudem zu einer wesentlich kürzeren Bearbeitungszeit, weil das Verfahren nicht bei jeder Analyse neu entwickelt werden muss. Ein Referenzmodell ist eine Abbildung von verschiedenen Ausschnitten der Realwelt, die nach bestimmten Kriterien geordnet sind und dabei zu einer bestimmten Kategorie (z. B. zu einer Branche) oder zu einer bestimmten Aufgabenstellung (z. B. Architekturmodellierung) [Fettke, Loos 2004, S. 332-333] gehören. Damit erfüllen Referenzmodelle die Aufgabe der Standardisierung. Das Ziel der referenzmodellbasierten Vorgehensweise ist also primär die Qualitätssicherung der Informationsbedarfsanalyse.

Aufgaben, die sich daraus ableiten, sind

• die Auswahl des für das Entscheidungsproblem und den Entscheider geeigneten Referenzmodells,

• die Definition der Standards, die für das jeweilige Modell im individuellen Kontext des Unternehmens Anwendung finden sollen, sowie

• die Bewertung und Qualitätssicherung der Analyseergebnisse.

Der Begriff der Qualität bezieht sich hierbei auf die Einhaltung der Standards, die Vergleichbarkeit der Analyseergebnisse, die Nachvollziehbarkeit von Anpassungen und die Durchlaufzeit des Analyseprozesses.

Referenzmodelle für die Informationsbedarfsanalyse

Für die Informationsbedarfsanalyse existieren verschiedene Referenzmodelle, die auch in der Praxis zum Einsatz kommen. Exemplarisch werden zwei Modelle vorgestellt: das Modell der kritischen Erfolgsfaktoren und das Comprehensive Decision Model.

Das Modell der kritischen Erfolgsfaktoren (Critical Success Factors (CSF)) wurde von Rockart [1979, S. 81-92] entwickelt und bestimmt den Informationsbedarf von Führungskräften. Kritische Erfolgsfaktoren sind die Führungsgrößen im Unternehmen, die auf jeden Fall beobachtet und zielorientiert gesteuert werden müssen, damit das Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt. Das sind in der Regel nur wenige Faktoren, die durch die Struktur des Unternehmens, Struktur der Branche, die eingesetzten Wettbewerbsstrategien und weitere Umfeldfaktoren bestimmt werden. Der Informationsbedarf der Führungskräfte definiert sich auf Grundlage dieser Faktoren.

Ein weiteres Referenzmodell ist das Comprehensive Decision Model [Baumöl 2007, S. 73-74]. Das Ziel des Modells ist es, die Informationslogistik für die Entscheidungsprozesse im Unternehmen zu systematisieren. Der Informationsbedarf wird einerseits durch den Entscheider und andererseits durch die Organisation definiert. Der Akteur formuliert für eine Entscheidung seinen subjektiven Informationsbedarf, der durch verschiedene Einflussfaktoren, wie z. B. Ausbildung, Erfahrung und Lerntyp, bestimmt ist. Die Organisation beeinflusst mit ihren Strukturen, z. B. dem eingesetzten Führungs- bzw. Kennzahlensystem, den Informationsbedarf. Durch die Organisationsstruktur werden gleichzeitig die Restriktionen für die Optionen zur Erhebung des Informationsbedarfs gesetzt. Für die Gewährleistung der Informationsversorgung und damit der Deckung des Informationsbedarfs ist noch eine dritte Dimension wichtig, die Applikationen. Sie sind die technische Grundlage für die adressatenorientierte Datensammlung und –aufbereitung und die Basis für die Deckung des Informationsbedarfs. Die Dimensionen „Akteur“ und „Organisation“ werden z. B. durch den Führungsstil des Akteurs sowie durch die vorgegebene Leitungsspanne oder die in der Organisation entstehenden Gruppenprozesse verbunden, die den Informationsbedarf beeinflussen. Auf Basis dieser beiden Dimensionen werden Anforderungen an die Applikationen gestellt. Nur das Zusammenspiel aller drei Dimensionen führt zu einer effektiven und effizienten Bedienung des Informationsbedarfs durch eine ganzheitliche Informationslogistik.

Abb. 1: Dimensionen des Comprehensive Decision Model

Der Einsatz von Referenzmodellen für die Abbildung und Systematisierung des Informationsbedarfs ist ein wichtiger Schritt für die Standardisierung und damit die Nachvollziehbarkeit sowie die Effizienz des Erhebungsprozesses.

Literatur

Baumöl, Ulrike: Business-IT-Alignment durch Projektportfolio-Management und -Controlling. In: HMD – Praxis der Wirtschaftsinformatik, 44 (2007) 254, 2007, S. 71-81.

Fettke, Peter; Loos, Peter: Referenzmodellierungsforschung. In: Wirtschaftsinformatik, 46 (2004) 5, S. 331-340.

Rockart, John F.: Chief executives define their own information needs. In: Harvard Business Review, March/April 1975, S. 81-92.